Management Board Support Specialist

Poszukujemy doświadczonej, proaktywnej i zaangażowanej osoby na stanowisko Executive Assistant, która będzie bezpośrednio wspierać CEO, COO oraz innych członków najwyższego szczebla zarządzania w codziennej pracy oraz w realizacji strategicznych celów firmy.

Zakres obowiązków:

Kompleksowe wsparcie kadry zarządzającej w obszarze organizacyjnym, komunikacyjnym i projektowym, w tym:
•    Przygotowywanie wysokiej jakości prezentacji, analiz i raportów na potrzeby spotkań zarządu oraz pozostałych steakholderów
•    Wsparcie i koordynacja kluczowych projektów – monitorowanie postępów, aktualizacja statusów, raportowanie wyników
•    Zarządzanie kalendarzami, korespondencją i skrzynkami mailowymi członków zarządu
•    Organizacja i rozliczanie podróży służbowych
•    Przygotowanie, prowadzenie i protokołowanie spotkań biznesowych oraz wsparcie przy organizacji wydarzeń strategicznych
•    Zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów – koordynacja podpisów, archiwizacja, monitorowanie zgodności z procedurami
•    Proaktywne usprawnianie procesów oraz eliminowanie przeszkód w efektywnym działaniu biura zarządu
•    Koordynacja komunikacji między zarządem a pozostałymi działami firmy, dbałość o skuteczny przepływ informacji
•    Wspieranie pozytywnego wizerunku firmy w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych

Nasze wymagania:

•    Wykształcenie wyższe
•    Minimum 2 lata doświadczenia w roli Executive Assistant, Office Manager lub Koordynatora w dynamicznym środowisku biznesowym
•    Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i zdolność do efektywnego działania pod presją czasu
•    Proaktywność, zaangażowanie i umiejętność optymalizacji pracy własnej oraz otoczenia
•    Dojrzałość biznesowa i zdolność pracy z osobami o różnych stylach zarządzania
•    Rozwinięte umiejętności komunikacyjne, wysoka kultura osobista, dyskrecja i poufność
•    Umiejętność budowania relacji i pracy zespołowej, a także współpracy z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi
•    Zdolność szybkiego podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów
•    Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Excel i PowerPoint)
•    Znajomość nowoczesnych narzędzi wspierających automatyzację pracy, zarządzanie projektami i AI (mile widziana)
•    Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2/C1 (zarówno w mowie, jak i piśmie)

Oferujemy:

•    Możliwość bezpośredniej współpracy z zarządem i wpływu na kluczowe procesy w firmie
•    Pracę w środowisku, które wspiera rozwój kompetencji i samodzielność
•    Przyjazną i partnerską kulturę organizacyjną
•    Stabilne warunki zatrudnienia i atrakcyjne benefity